Immobilienverwalter sollten stets über die jüngsten Ereignisse in Politik, Gesetzgebung, Wirtschaft und Technik im Bilde sein. Auch um den stetig steigenden Anforderungen, wechselnden Rahmenbedingungen und immer komplexer werdenden Entscheidungsprozessen im Verwalteralltag gerecht zu werden. Das Fachmagazin vdivaktuell – das offizielle Organ des Verbands der Immobilienverwalter Deutschland e. V. – unterstützt Verwalter bundesweit dabei.
In der Ausgabe 02.2022 werden die Mehrwerte der Digitalisierungsoffensive des VDIV NRW beschrieben.
Auf dem Weg zum Ziel: VDIV NRW goes digital
VDIV NRW goes digital: Mit diesem Ziel hat sich der VDIV NRW auf den Weg gemacht, die Verbandsarbeit wirtschaftlich, effektiv und zum Nutzen seiner Mitglieder zu optimieren.
Die Mitgliederverwaltung wurde digitalisiert und nahezu vollständig automatisiert. So werden z. B. Beitragsrechnungen per Knopfdruck generiert und versandt. Das gesamte Rechnungs- und Mahnwesen erfolgt automatisiert. Bis hin zu Bereitstellung der Daten für die Verarbeitung über DATEV.
An die Geschäftsstelle übermittelte E-Mails werden in Tickets umgewandelt und den jeweiligen Entscheidungsträgern zugeleitet. Das Ticketsystem beinhaltet auch ein Kollaborationstool, über das komplexere Sachverhalte und Anfragen intern diskutiert und bearbeitet werden können. Nach Entscheidung bzw. Beantwortung der Anfrage erhält der Nutzer automatisch eine Antwort-Mail und das entsprechende Ticket wird geschlossen.
Über ein informatives Adminpanel können die Mitarbeiter*innen der Geschäftsstelle alle wichtigen Zahlen, Daten und Fakten jederzeit auf einen Blick erfassen und per Direktnavigation auf wichtige Bereiche zugreifen.
Das Veranstaltungsmanagement ist nahezu vollständig digitalisiert. Der gesamte Einladungs-, Anmelde- und Rechnungserstellungsprozess läuft automatisch ab. Die Einlasskontrolle und die Erfassung der mit dem Besuch der Veranstaltung verbundenen Fortbildungszeiten erfolgen per QR-Code und App. Teilnahmezertifikate werden automatisch im Benutzerkonto des Teilnehmers abgelegt.
Die E-Learning-Plattform ELLA gehört ebenfalls zur Digitalisierungsoffensive des VDIV NRW. ELLA steht dabei für „Einfacher Lernen. Leichter Arbeiten!“
Fortbildungsvideos können über ELLA ausgewählt, gekauft und angesehen werden. Am Ende eines jeden Videos wird per Multiple Choice Fragebogen der Wissensstand abgefragt. Wurde diese „Prüfung“ bestanden, wird das Teilnahmezertifikat automatisch erstellt und in das Benutzerkonto des Mitglieds hochgeladen. Der Fortbildungsstand, dargestellt über eine dynamische Grafik, wird im Benutzerkonto entsprechend aktualisiert.
ELLA ist zudem mandantenfähig: Videos können von Einzelpersonen oder von Verwaltungsunternehmen für ihre jeweiligen Mitarbeiter*innen gekauft werden.
Die Videos können den zu schulenden Mitarbeiter*innen einzeln zugeordnet werden. Eine Übersicht über den jeweiligen Lern-/Wissensstand ist jederzeit möglich.
Dieter Bachmann, Vorstandsvorsitzender des VDIV NRW, erklärt. „Über die Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse entlasten wir unsere Geschäftsstelle in hohem Maße. So schaffen wir Freiräume, um die hohe Qualität unserer Fortbildungen und Veranstaltungen weiter auszubauen und neue Ideen und innovative Projekte umzusetzen. Und am wichtigsten: Wir haben noch mehr Zeit für unsere Mitglieder.“